هناك الكثير من الوظائف والأعمال التي يمكن للإنسان أن يسمع بها لكن دون معرفة الماهية المختصة بهذا العمل ومن بين هذه المهام أو الوظائف المشتهرة والمعروفة خاصة في المملكة العربية السعودية أو في دول الخليج، الوظيفة التي تعتمد العملية التعليمية في المدارس بالمملكة عليها في أعمال المدارس وهي وظيفة الكاتب أو الكاتبة والتي تهتم ببعض المهام الضرورية للمؤسسة والتي لا تستغني عنها أشبه بعمل الأتمتة أو السكرتارية أو غيرها من المهام الإدارية الخفيفة الخاصة بهذا الجانب الضروري الهام، وفي هذا الموضوع نحاول الاهتمام بالعنوان مهام الكاتبه في الدليل الاجرائي الجديد.
وظيفة الكاتبة
تعتبر وظيفة الكاتبة من الوظائف التي لها أهمية بالغة في أمر المدارس، وهي من الأمور الهامة التي تعتني بالصادرات وبالواردات وكذلك التسجيل للتقارير الخاصة بالمدارس وما يتعلق بالأمور التي تقع تحت ذلك من ترحيل وغيره فهي المسؤولة عن سجلات ومستندات وأوراق المدرسة في فرع الإدارة، وهي تخفف من الأعباء الخاصة بإدارة المدرسة.
مهام الكاتبه في الدليل الاجرائي الجديد
- في الدليل الإجرائي هناك الكثير من المهام المختصة بوظيفة الكاتبة، ومن هذه المهام الضرورية الأمور التالية الهامة:
- إعداد الكتابات الصادرة ثم طباعتها والقيام بمتابعة صدورها
- القيام بالأعمال الخاصة بالسكرتارية، واستلام المكاتبات والمعاملات الواردة إليها في العمل ، ومن ثَم القيام بعرضها على المدير من أجل اتخاذ الإجراءات اللازمة تجاهها وفقًا لتعليمات المدير
- تنظيم السجلات وفهرسات ، والقيام بتدوين المعلومات والبيانات في حينها دون تأخير
- القيام بتسجيل الفواتير الخاصة بالمصروفات المالية وتنظيمها وحفظها
- تنظيم المستودع الموجود بالمدرسة، والقيام بجرد المحتويات بداخله تبعًا للتعليمات المنظمة لذلك
- القيام بالأعمال المسندة من المدير وطباعة ذلك، أو ما يتعلق بالمكتبة المدرسية.
- تصوير ما تحتاج المدرسة، وتنفيذ التعليمات والنشرات المختلفة.
ولا بد للعامل في هذه الوظيفة الكاتب أو الكاتبة السعي لتطوير النفس من خلال الإجراءات المتنوعة والتحلي بالمواصفات المناسبة مع هذا العمل الهام، والتطورات التكنولوجية المختلفة، التي تتلاحق بين الحين والآخر وتفرض على العاملين في هذا القطاعات بتطوير النفس والمهارات المختلفة والمتنوعة الخاصة بهذه الأعمال الإدارية.