كيف اكتب تقرير عن موضوع، في المراحل الدراسية المختلفة توجد مادة التعبير جزءاً من مادة اللغة العربية، وكثير منا يبدع في كتابة مواضيع التعبير ويتفنن في رسم الكلمات لهذا الموضوع، ولكن هناك من كان يعتقد أنه بمجرّد إنهاء مرحلة التعليم المدرسي، سينتهي معه مواضيع التعبير، ربما يكون ذلك صحيحًا،ولكن عند بدء الحياة الكاديمية والمهنية على أرض الواقع فإنك تدخل في عالم جديد واسع من الكتابة والإبداع ولكن بصورة جديدة، تسمى التقارير وليست مواضيع تعبير، فسيُطلب منك كتابة أشكال الكتابة الأكاديمية أو المهنية مثل: المقالات والتقارير وأوراق المؤتمرات وغيرها، ممّا يجعل تندم على تمنيك أن تنتهي واجبات التعبير المدرسية فهي مهمّة سهلة، فالتقارير فن أيضاً له خطواته وأساليبه الخاصة التي يجب عليك أن تتقنها، فما هو التقرير؟ وما هي أنواعه؟ وماهي خطوات كتابة التقرير؟ وكيف اكتب تقرير عن موضوع؟ هذا ما سنُناقشه في مقالنا هذا بالتفصيل.
هو ماتعريف التقرير؟
ما هو تعريف التقرير؟ التقرير هو فن من فنون الكتابة، جميل ومفيد، وهو من إحدى طرق التواصل المتميزة بكفاءتها في ربط عدة أطراف مختلفة متعلقة بالموضوع، وهذه الأطراف تختلف حسب نوع التقرير الذي سنتحدث عنه فيما يلي، ما هو تعريف التقرير؟ التقرير في مكنونه هو عبارة عن مستند ورقي أو الكتروني مختصر واضح ومباشر، ييحتوي هدف معيّن وله جمهور معين أيضاً، حيث يستخدم التقرير لتحليل موضوع أو موقف أو مشكلة معيّنة، ويلم فيها كافة المعلومات ويقدّم في التقرير توصيات وتوجيهات لاتخاذ القرارات المناسبة لتجنب أي خطأمستقبلاً؛ كما يُعرف التقرير على أنه ورقة معلومات وحقائق فيجب أن يكون التقرير واضح مرتب و منظم.
ما هي انواع التقارير؟
ما هي أنواع التقارير؟ لا يوجد تصنيف أو قائمة محددة موحّدة لتصنّيف وتحديد أشكال وأنواع التقارير، لكن مجموعة التصنيفات التالية يكثر استخدامها، وتساهم في عملية دراسة التقارير واستخدامها، ونذكر هنا هذه الانواع من التقارير المتداولة في كتابة التقارير فقد صنفت فيها التقارير بحسب الموضوع والمكان والجهة المقدم لها التقرير:
- التقارير الطويلة أو القصيرة: فالتقريرُ المكتوب من صفحة واحدة هو بلا شكّ تقرير قصير، أما التقرير من أكثر من صفحة هو تقرير طويل، متى يصبح التقرير القصير طويلاً؟ كلما كان التقرير أطول في كتابته وصفحاته، كلما أصبح رسميًا أكثر.
- التقارير الرسمية وغير الرسمية: التقارير الرسمية هي تقارير شديدة التنظيم والترتيب وتتسم بالحيادية والترتيب، وهذا النوع من التقارير يتضمّن الكثير من التفاصيل ويجب أن تكتب بصيغة كتابة معيّنة ولا يستخدم فيها بعض العناصر مثل ضمائر المتكلم. أمّا التقارير غير الرسمية، فهي تكتب على رسائل قصيرة مكتوبة بلُغة طبيعية مستخدمة في الحياة اليومية.
- التقارير الإعلامية: وهي تعتبر من التقارير الرسمية أيضاً، مثل التقارير السنوية والتقارير المالية وهي تحتوي عادة على معلومات بالغة الأهمّية وتكون واضحة وصريحة، وترفع هذه التقارير بتسلسل إداري من قسم في الشركة أو المؤسسة إلى القسم الأعلى فيها.
- التقارير التحليلة: وهذه التقارير يتم فيها دراسة مشكلة معيّنة او موضوع معين واتباع طرق التحليل العلمي للمعلومات المجموعة عن هذه المشكلة ومحاولة إيجاد حلول لها.
- التقارير الرأسية أو الجانبية وهذه التقارير هي أيضاً من التقارير الرسمية، حيث يعتمد هذا النوع من التصنيف على الاتجاه الذي تنتقل فيه التقارير في داخل المؤسسة أو الشركة الواحدة. فالتقاريرُ التي تتنقّل بترتيب السلم الوظيفي أوتسلسل إداري من الأعلى إلى الأسفل أو بالعكس (من المدراء إلى الموظفين أو العكس)، تُسمّى التقارير الرأسية. أما تلك التقارير التي يتم تتناقلها بين الموظفين أنفسهم في نفس القسم في الشركة أو بين الأقسام المختلفة في نفس المستوى الوظيفي، فهي تُسمّى بالتقارير الجانبية.
- تقارير المقترحات: وهي تقارير مخصصة لكتابة المقترحات والحلول الممكنة في حلّ مشكلة معيّنة، وهي تتضمّن في الغالب خطّة الشركة او المؤسسة لتلبية وتغطية احتياجات الشركة أو المؤسسة، والتغلب على نقاط الضعف فيها وإيجاد الحلول المناسبة للمشاكل فيها. معظم المؤسسات الحكومية تعلن عن احتياجاتها لتقارير المقترحات فتنشر ما يُعرف (دعوة لتقديم المقترحات)، وتقوم الشركات والمؤسسات المختلفة بتقديم تقاريرها التي توضّح فيها كيف يمكنها حلّ المشكلة المطروحة ومعالجتها.
- التقارير الداخلية أو الخارجية: التقارير الداخلية هي التي يتمّ رفعها وتناقلها داخل نطاق الشركة أو المؤسسة الواحدة، أمّا التقارير الخارجية فهي التي يتم تناقلها بين شركات ومؤسسات مختلفة مثل التقارير السنوية أو المالية للشركات.
- التقارير الوظيفية: هي تلك التقارير التي تكتب بعد القيام بوظيفة معينة، وإنجاز مهامها والالمام بكافة ما يتعلق بها؛ لذا نجد هناك: تقارير التسويق، التقارير المالية، التقارير المحاسبية، بالإضافة إلى العديد من التقارير الأخرى، والتقارير الوظيفية قد تندرج تحت أيّ نوع من أنواع التقارير الأخرى المذكورة، فقد رسمية أو غير رسمية، وقد تكون داخلية أو خارجية، ومن الممكن أن تكون رأسية أو جانبية.
- التقارير الدورية تصدر التقارير الدورية في مواعيد زمنية محددة ومجدولة بانتظام، وهي تقارير رأسية حيث يتمّ إرسالها عادة رأسيًا إلى الأعلى (من الموظفين للمدراء)، وتهدف إلى تطبيق الرقابة الإدارية على إنجاز المهام في وقتها المحدد بشكل أساسي. وهنا تساعد التقارير المكتوبة والمطبوعة المتراكمة مسبقًا مثل التقرير اليومي، والتقرير الأسبوعي والتقرير الشهري في توحيد التقارير الدورية.
كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية
كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية، كيف تصبح كاتب تقارير محترف ومبدع، وملم بكافة العناصر المهمة في التقرير، وقد أوضحنا لكم فيما سبق أنواع وأشكال التقارير المختلفة، وهنا قد تتساءل عزيزي القارئ هل كتابة أي نوع من التقارير تختلف من واحد لآخر. هنا سنوضح لكم كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية، بالرغم من تعدّد أنواع وأشكال واستخداماتها، إلاّ أنّ الطريقة لكتابة التقرير وخطوات إعداده الرئيسية هي خطوات محددة واضحة موحدة بين جميع أنواع التقارير، وفيما يلي نوضح كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية، وذلك من خلال الخطوات التالية:
- تحديد الشروط المرجعية.
- تحديد إجراءات الكتابة.
- العثور على المعلومات.
- تحديد الهيكل العام للتقرير.
- إعداد المسودة الأولية.
- تحليل المعلومات التي تمّ العثور عليها وتحضير الخاتمة.
- تقديم التوصيات.
- إعداد الملخص التنفيذي وفهرس المحتويات. تجميع قائمة المراجع.
- المراجعة النهائية والتدقيق.
وسنقوم بالحديث هنا عن كلّ خطوة من هذه الخطوات بشكل مفصل في مقالنا هذا فيما يلي.
الخطوة الأولى: تحديد الشروط المرجعية
كل تقرير يكون له مجموعة من الإرشادات التي تقدم لك بشأن التقرير ابدأ بقراءتها، واقرأ أيّ معلومات أخرى إضافية أتيحت لك حول كيفية كتابة التقرير، وذلك حتى تتمكّن من تحديد الشروط المرجعية للتقرير، ثمّ تبدا بعدها مرحلة التفكير في الهدف من التقرير وذلك من خلال حوار بسيط بينك وبين نفسك تسأل الأسئلة التالية لنفسك: ما الموضوع الذي يدور حوله التقرير؟ ما الهدف من هذا التقرير؟ لماذا نحتاج إلى كتابة هذا التقرير؟ ما المدة التي نحتاج فيها للتقرير (أو المعلومات التي فيه)؟ لمن سنقوم بتوجيه هذا التقرير؟ من هو جمهورنا المستهدف لقراءة التقرير؟ فالإجابة عن هذه الأسئلة وجمع هذه المعلومات المتاحة لك بشأن التقرير، ستتوفر لك خطة عامة حول مضمون التقرير.
الخطوة الثانية: تحديد إجراءات الكتابة
قبل البدء بكتابة التقرير، عليك تحديد وجهتك ووضع شراع سفينتك في الاتجاه الصحيح قبل الإبحار في الكتابة، فعليك وضع بوصلتك على الطريقة السليمة والصحيحة لكتابة التقرير، ويتم ذلك من خلال الأسئلة التالية لنفسك:
- ما هي المعلومات والبيانات المهمة التي أحتاجها لكتابة التقرير؟
- من أين أستطيع الحصول على كلّ معلومة مهمة من المعلومات اللازمة لتقريري؟
- هل هناك مقالات أو مستندات معينىة أحتاج إليها؟ وماهي؟
- هل تحتاج كتابة التقرير وموضوعه لأي كتب أو قراءات إضافية من الانترنت أو من خلال التواصل مع المكتبات قبل البدء؟
- هل هناك داعي لإجراء مقابلات مع بعض الأشخاص أو شريحة معينة أو مراقبة عيّنة ما؟
بمجرّد إجابتك عن هذه الأسئلة ستكون قد وضعت بوصلتك على الاتجاه الصحيح للطريق الذي عليك أن تبحر فيه للكتابة، والخطوات التي يجب أن تتبعها من أجل كتابة التقرير.
الخطوة الثالثة: العثور على المعلومات
بعد الخطوة السابقة نصل إلى هذه الخطوة الثالثة: العثور على المعلومات اللازمة لتقريرِك، ذلك قد يتطلب منك قراءة بعض المراجع والاطلاع على المصادر المختلفة، أو إجراء مقابلات مع بعض الأفراد أو مراقبة عينة ما، أو غير ذلك من وسائل جمع المعلومات، ويجب الانتباه إلى أن تكون المعلومات التي تجدها وتعثر عليها ملائمة ومناسبة وذات علاقة وطيدة بموضوع التقرير، وذلك حتى تبدع في صلب موضوع التقرير. يجب الانتباه إلى معايير تقييم التقرير واتباع الإرشادات المعطاة إليك بخصوص موضوع التقرير، والمدة الزمنية لكتابة وتنفيذ التقرير.
الخطوة الرابعة: تحديد الهيكل العام للتقرير
جميع التقارير لها نفس الهيكل العام، لكنها قد تختلف فيما يلي:
- نوع التقرير، علمي أو إعلامي أو وظيفي أو غير ذلك من الأنواع التي ذكرناها سابقاً في مقالنا هذا.
- درجة رسمية التقرير.
- طول التقرير.
فهيكل التقرير يحتوي على العناصر التالية:
- عنوان التقرير.
- الملخّص الفعلي للتقرير.
- فهرس محتويات التقرير.
- مقدّمة التقرير.
- الشروط المرجعية.
- خطوات حل المشكلة المطروحة في التقرير.
- النتائج واقتراحات الحلول التي تمّ العثور عليها.
- الخاتمة.
- التوصيات.
- المراجع/ الملاحق.
يجب أن تكون كل فقرة في التقرير لها عنوانًا رئيسيًا مميزاً وهادفاً ومجموعة عناوين فرعية معبرة عن فقراتها وأفكارها.
الخطوة الخامسة: إعداد المسودة الأولية
بعد بناء الهيكل العام للتقرير، ابدأ بكتابة العناوين الرئيسية التي استوحيتها من المعلومات التي جمعتها حول تقريرك، ثمّ قم بملئ المعلومات اللازمة التي جمعتها تحت كل عنوان يتعلق بها. وهكذا تكون قد كتبت المسودة الأولية لتقريرك، ويبقى عليك عملية التنقيح للمحتوى الذي كتبته وتضفي لمساتك وإبداعاتك على هذا المحتوى لتحصل على تقرير مميز كامل العناصر.
الخطوة السادسة: تحضير الخاتمة وإيجاز المعلومات فيها
في خاتمة التقرير تقوم بتلخيص المعلومات التي قدمتها في تقريرك بإيجاز بحيث يكون من السهل على قارئ الخاتمة فهم محتوى الموضوع من رؤوس الأقلام التي وضعتها في الخاتمة، فيمكنك في الخاتمة أن تصف كيف يمكن للمعلومات التي جمعتها أن تشرح السبب وراء حدوث مشكلة التقرير، أهمية موضوع التقرير بالنسبة للشركة أو آثارها المستقبلية على الشركة أو المؤسسة، ويجب عدم إضافة أيّ معلومات جديدة في الخاتمة.
الخطوة السابعة: تقديم التوصيات
التوصيات هي اقتراحاتك الشخصية أو ما وجدته من حلول لمشكلة موضوع التقرير لتطبيقها مستقبلاً، لتتمكن من كتابة التوصيّات،عليك قراءة ما توصّلت إليه وكتبته بتمعن وتأني، للتوصل إلى ما يجب على الشخص أو الجهة التي طلبت منك كتابة التقرير أن يفعله أو يتجنّب فعله لحل مشكلة التقرير. يجب أن تكون توصياتك واضحة وجلية الهدف، عملية ومبنية بشكل منطقي على الخاتمة، يجب كتابة التوصيات بالتفصيل الواضح والمناسب مما يتيح للقارئ معرفة ما يتوجّب فعله، وكيف سيتم حل هذه المشكلة.
الخطوة الثامنة: إعداد الملخص التنفيذي وفهرس المحتويات
قد تتطلب بعض التقارير ملّخص تنفيذي أو فهرس محتويات، وهذان القسمان يأتيان في بداية التقرير، إلاّ أنّك لا تستطيع كتابتهما إلاّ بعد انتهائك من كتابة التقرير نفسه، وإتمام كتابة الهيكل العام والخاتمة والتوصيات. الملخص التنفيذي هو عبارة عن ملخّص من مئة كلمة تقريبًا يشمل ملخص موضوع التقرير وتلخيص لأهم التوصيات الواردة فيه.
الخطوة التاسعة: كتابة قائمة المراجع
إذا كان تقريرك بحاجة إلى مزيد من المطالعة والقراءة واستخدمت مراجع معينة، فعليك وضع قائمة المراجع وهي قائمة بجميع المصادر والمراجع التي اطلعت عليها واستعنت بها لكتابة التقرير.
الخطوة العاشرة: المراجعة النهائية والتدقيق
هذه الخطوة الأخيرة في عملية كتابة التقرير، فلابد للكاتب من مراجعة ما كتبه في تقريره قبل ان يقوم بتسليم النسخة الأخيرة للجهات المختصة التي طلبت التقرير، وهنا يجب التأكد ممّا يلي:
- أن ماكتب في التقرير يتوافق تمامًا مع الموضوع أو المشكلة الذي طُلب منك.
- راجع الإرشادات الأولية التي تسلمتها قبل البدء بالتقرير لضمان أنّك التزمت بها جميعاً.
- قم بالتأكد من أن جميع أجزاء التقرير الرئيسية موجودة ومكتوبة بترتيب صحيح.
- يجب أن تتأكد من أن موضوع التقرير منطقي وأن المعلومات التي يتضمّنها تقريرك صحيحة ومنطقية ولا يوجد بها أي ثغرات، أنها تدعم الخاتمة والتوصيات في نهاية المقال.
- إذا قمت باستخدام الرسوم البيانية والرسومات التوضيحية فتأكد من انها جميعاً قد تمّ ترقيمها وكتابة الوصف المناسب تحتها.
- أنّ قمت بالتنسيق الصحيح للتقرير بما في ذلك الترقيم، العناوين الأساسية والفرعية.
- أنّ اللغة التي كتب بها التقرير مقروءة وصحيحة نحويًا وإملائيًا.
بعد اتباعك لجميع الخطوات السابقة يصبح تقريرك جاهزًا للتسليم، إذا كنت تشعر بالرضا عن التقرير النهائي. عملية كتابة التقارير ليست مهمّة تعجيزية أو صعبة ولا مستحيلة، فالتقرير مثل أي مستند أكاديمي أو رسمي يحتاج منك التخطيط الجيّد السليم والإعداد المتقن المدروس الأكاديمي قبل البدءفي كتابة التقرير، فبعد أن تضع المخطّط المناسب ستصبح عملية الكتابة أسهل، نتمنى أن نكون قد ساعدناكم في كيف اكتب تقرير عن موضوع؟